Con SIAV gestione completamente digitale in Unicoop Tirreno

Grazie al modulo Task on Demand, parte integrante di Archiflow, la cooperativa segue da remoto ogni fase del ciclo di fatturazione passiva legata ai servizi

Unicoop Tirreno, una delle 7 cooperative di consumatori del sistema Coop e grande realtà della distribuzione organizzata con 94 supermercati, 3.600 dipendenti e 600mila soci in Toscana, Lazio e Umbria, ha trovato in Siav, e nelle sue soluzioni per l’ottimizzazione dei processi, il fornitore per far fronte alla necessità di una completa operatività amministrativa di fatturazione, anche in modalità smart working.

Non c’è neanche una fattura sulla mia scrivania” ha spiegato Fabrizio Pitti, Responsabile Amministrativo di Unicoop Tirreno per spiegare l’operazione con un’istantanea “L’obbligo di legge della fatturazione elettronica, partito nel gennaio 2019, ci ha spinto ad utilizzare la nuova modalità per gestire le approvazioni con Archiflow in logica full digital”.

La collaborazione tra Unicoop Tirreno e Siav, azienda attiva in Italia nella fornitura di software, soluzioni in cloud e servizi informatici per la dematerializzazione, la gestione documentale e il miglioramento dei processi digitali, è attiva da molti anni e si basa sull’adozione da parte della cooperativa della piattaforma Archiflow per l’ottimizzazione di molteplici processi dell’Area Amministrativa inclusa la Fatturazione Elettronica, del Protocollo interno (area Affari Generali) e dell’Ufficio del Personale, dove è stata implementata la gestione digitale dei fascicoli dei dipendenti.

Il modello Task on Demand

Nel corso del 2019, Unicoop Tirreno ha, poi, avviato un nuovo progetto per ottimizzare i processi interni, anche dal punto di vista organizzativo. Rivisitando tutti i meccanismi organizzativi dell’area amministrativa, la cooperativa ha deciso di utilizzare Archiflow non solo per la parte di automazione dei flussi di invio e ricezione delle fatture, ma anche per i flussi approvativi interni, adottando il modulo Task on Demand.

Il modulo, ha speigato, consente lo svolgimento dei processi in modalità collaborativa e l’assegnazione di attività e scadenze, il più efficacemente possibile: è l’utente stesso, infatti, che definisce cosa è necessario fare, entro quale data, chi se ne deve occupare e quali saranno i passi successivi ai vari task.

Inoltre, grazie all’interfaccia intuitiva, non sono necessarie competenze tecniche per definire le attività. La creazione di un workflow è in sostanza alla portata di chiunque.

Task on Demand permette anche  di condividere gli obiettivi con i propri collaboratori e colleghi attraverso l’assegnazione di attività e compiti a partire da e-mail, schede Archiflow o perfino da zero, per richiedere velocemente l’approvazione di fatture, segnalare scadenze e priorità, ma anche sollecitare o richiedere autorizzazioni, firme e prese visioni.

In un mondo che si fa ogni giorno più interconnesso e dinamico, è importante lavorare in maniera organizzata, condividendo gli obiettivi e concordando facilmente attività e scadenze per raggiungerli” ha commentato Leonardo Bernardi, General Manager di Siav. “Siamo, dunque, fieri di dare il nostro contributo e collaborare con grandi realtà come Unicoop Tirreno, al fine di creare in modo intuitivo dei workflow atti a condividere task, procedure e stili organizzativi, in totale autonomia, senza necessarie competenze informatiche specialistiche, anche da remoto.