I tre perché di un Task e Workflow Manager tutto italiano

Lo smart working può presentare carenze nella gestione dei flussi di lavoro. A farne le spese sono gli utenti. IPKom illustra le tre esigenze primarie emerse

 

Non tutto è oro quello che luccica. La cosa vale anche per lo smart working.

Se anche i più esperti del lavoro svolto da remoto hanno riscontrato in questo periodo alcune defiance in termini di gestione del tempo e della di corretta sequenzialità dei processi lavorativi, possiamo ben immaginare le difficoltà affrontate dai neofiti dello smart-working» spiega l’Ing. Michele Piccini, CEO di IPKom.

Il Carrier VoIP e produttore di soluzioni UCC per aziende ha analizzato in proposito le priorità delle organizzazioni che negli scorsi mesi hanno deciso di sopperire con Tasky a questo tipo di carenze. Tra queste tre le più ricorrenti che il manager evidenzia sono:

Gestire i flussi di lavoro con un client per desktop e smartphone

L’esperienza di IPKom mostra che alla resa dei conti la maggior parte degli addetti preferisce inserire eventuali scadenze nel calendario elettronico di smartphone o PC, sebbene tale “scadenziario” non consenta alcuna concertazione delle attività da compiere in team.

Invece, un client per desktop integrato nella barra degli strumenti e un’apposita app per smartphone consentono di aver accesso costante a compiti, scadenze e a strumenti per l’interazione con i colleghi senza dover accedere alla piattaforma tramite browser.

Permette di creare task semplici, occasionali o ricorrenti, da assegnare a se stessi o a un collega e di avvalersi di una comunicazione multicanale, che include notifiche in real-time sullo stato avanzamento lavori che vedono coinvolto l’utente, la chat istantanea o l’invio di SMS per qualunque domanda che richieda una risposta immediata. Idealmente queste soluzioni dovrebbero interfacciarsi anche con il centralino telefonico aziendale, permettendo di telefonare al collega tramite il proprio telefono fisso cliccando sulla relativa icona.

Ridurre distrazioni e interruzioni

Il task e workflow manager deve essere dedicato alla gestione controllata delle attività e delle scadenze e realizzato in modo tale da consentire una pianificazione ottimizzata delle attività singole o di gruppo evitando dimenticanze, cosa del tutto plausibile senza questo ausilio specie in giornate particolarmente frenetiche, che si lavori da casa o in azienda.

Un buon task manager, osserva IPKom, permette di assegnare automaticamente una serie di task in parallelo o in cascata con la possibilità di impostare delle condizioni d’uscita.

Ciò consente di terminare velocemente e senza errori attività aziendali dalle più semplici alle più complesse, con numerosi compiti assegnati a persone diverse. I colleghi con cui si collabora maggiormente possono essere evidenziati, configurando l’applicazione in maniera opportuna.

Reportistica, integrazione ERP e tutela dei dati

Soluzioni come Tasky, che consentono di inserire/importare l’elenco dei prodotti e dei clienti collegati ai vari compiti, consentono di effettuare estrazioni e generare una reportistica dettagliata sul costo di un servizio/prodotto, quantificare il tempo dedicato ad uno specifico cliente, e inviare al gestionale automaticamente le ore da fatturare.

Con ogni apertura e chiusura di task si registra il tempo speso dall’utente per espletare l’azione prevista (time tracking). Gli amministratori aziendali o i loro delegati hanno accesso a tale reportistica dettagliata per verificare redditività dei singoli clienti, costi di fornitura, risorse impegnate nei vari processi aziendali. Informazioni riservate che IPKom gestisce in base alle stringenti normative vigenti in Italia sulla tutela dei  dati.

In conclusione, osserva  IPKom, se il lavoro agile dovesse essere la nuova normalità, e non solo in questo caso, è necessario far tesoro delle esperienze dei dipendenti per garantire a tutti gli addetti la massima fluidità operativa ovunque si trovino.

Uno degli strumenti che tutela e/o accresce la produttività degli utenti a dispetto del contorno è indubbiamente una buona soluzione per la gestione dei flussi di lavoro e delle scadenze