Pratiche con firma grafometrica grazie a Smart Desk di SIAV

Da mobile o da WEB, Smart Desk è uno strumento ideato  per favorire i processi digitali paperless in ambiti quali la logistica, acquisti, clienti ed HR

 

SIAV, azienda attiva in Italia nella fornitura di soluzioni software per la gestione dei documenti elettronici e dei processi digitali, ha rilasciato il suo nuovo applicativo Smart Desk per la gestione delle pratiche e l’apposizione della firma grafometrica.

L’applicazione, implementabile sia in ambito pubblico che in ambito privato, è stata ideata con l’obiettivo di semplificare e velocizzare le diverse attività relative alla gestione di documenti in formato elettronico, dalla loro ricezione, passando per la firma digitale grafometrica, fino al loro successivo invio in archivio all’interno di un documentale o di un gestionale.

In particolare, ha osservato l’azienda, Smart Desk è la soluzione ideale per la gestione dell’ultimo step, quello legato all’acquisizione della firma grafometrica, che consente di ottenere documenti digitali con validità legale in tutti i contesti dove un utente andrebbe ad apporre la firma di persona.

Per quanto concerne il suo utilizzo di Smart Desk è lineare. All’interno del processo di lavorazione di una pratica l’applicativo riceve le informazioni necessarie direttamente da un sistema ERP o da un gestionale.

Attraverso funzionalità di ricerca full text, le diverse pratiche sono ricercate per operatore oppure filtrate in base all’ufficio o alla filiale di competenza.

Accedendo ad una singola pratica, l’app, tramite un’interfaccia intuitiva, suggerisce all’operatore quali documenti richiedere all’utente acquisendoli tramite fotocamera, tablet, scansione documentale oppure utilizzando la modalità “Sfoglia” direttamente dal PC.

Una volta ricevuti i documenti, è possibile sottoscriverli mediante firma grafometrica. Tramite l’utilizzo di tablet o tavoletta grafica l’operatore può firmare un singolo documento o una pratica digitale (ad esempio un DDT oppure un contratto) con Firma Elettronica Semplice (FES) o Firma Elettronica Avanzata (FEA) con la rilevazione dei dati biometrici.

In automatico la pratica viene, infine, inviata al repository di riferimento per consentirne l’archiviazione e la conservazione digitale a norma e all’utente, tramite e-mail.

Il software consente, quindi, di ottimizzare la lavorazione di pratiche e contratti relativi ad ambiti diversi, come documenti HR, richieste di finanziamento, adesioni a servizi della PA, e i contesti di utilizzo sono tra i più vari, dalle aziende di produzione, alle aziende di servizi, sino alla PA locale o centrale.

Smart e full digital, ha aggiunto SIAV, l’app può lavorare con pratiche composte o da un singolo o da un insieme di documenti.

Smart Desk dispone nativamente anche di applicazioni verticali ottimizzate per vari ambiti, come ad esempio per le attività di logistica inerenti a spedizione e trasporto.

La “Applicazione Logistica” è pensata per la gestione dei DDT e può essere utilizzata anche per elaborare altri documenti legati al processo di spostamento delle merci, fermo restando l’utilizzo di interfaccia, funzionalità e logiche stabilite per la gestione dei DDT. Il tutto attraverso una gestione completamente paperless.

La soluzione Smart Desk può essere utilizzata sia da PC che da tablet, sia Android che iOS. È, inoltre, inserita nativamente nella soluzione Archiflow di Siav e può essere integrata con prodotti terzi per l’invio della documentazione firmata.

In Siav, il nostro obiettivo principale è sempre stato sviluppare soluzioni che organizzino efficacemente i contenuti, le informazioni e i processi” ha dichiarato Leonardo Bernardi, General Manager di Siav. “Con Smart Desk aiutiamo le organizzazioni e le aziende a risparmiare tempo e denaro, grazie ad un’interfaccia estremamente intuitiva e semplice da usare, garantendo agli operatori una visione immediata e chiara delle attività da svolgere su ogni pratica. Non solo, gestendo tutti gli aspetti del processo elettronicamente, con Smart Desk abbiamo eliminato anche qualsiasi tipo di spreco cartaceo.